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学术会议筹备工作任务繁多、事务琐碎、数据量大,整理与统计数据费时困难,严重影响办会效率和服务质量,也限制了会议规模的扩大。  

《志清采编学术会议管理系统》是在我公司成功开发的科技期刊远程稿件采编系统基础上,针对组织学术会议的行业学会、学术机构开发的基于互联网的远程在线应用系统,以网络化、信息办会为宗旨,融合了先进的学术会议管理理念及诸多学会多年的会议组织精华,并结合当前信息技术发展的潮流,符合学术会议筹备的管理思路和实际办会的操作模式,囊括了会议筹备的整个过程。工作流程清晰,分工明确,操作简便,注重过程与细节管理,尽量适应操作人员的行为习惯。

通过学术会议系统的使用,会议信息得到及时有效的发布和传播,参会者能快速的提交论文,评委高效地评审论文,会务管理者便捷的管理参会人员、参会论文和会议日程,统一安全的财务管理,方便的食宿旅游预定,实用的报到管理等全方位实现会议筹备的信息数字化。

每个会议拥有自己的独立网站,可为会议申请专门的域名,会后网站还能长期保存,筹备结束生成独立的参会论文光盘查询系统。

使用在线学术会议系统,用户将不再考虑硬件成本投入、系统的维护、安全运营的顾虑,而将全部精力放在提高会议筹备的工作效率和管理水平中,降低会议成本,改善服务水平,提高会议的知名度与影响力。

  1. 会议内容管理

定义新会议、设定各种会议控制参数,建立会议基础信息,参会人员注册、参会论文上传的时间控制,设定收费标准等。

会议内容管理模块主要包括新建会议、维护己建会议、资料预定查询、会议相关信息输出等管理部分。每个会议是个相对独立的系统,相对应的会议信息,包括前后台管理系统(前台注册及应用管理、后台会议食宿旅游管理、参会人员、参会内容、论文集、会议日程等)都是独立的。

  1. 前台门户网站管理

选择不同风格模板建立当前会议门户网站,自行建立网站栏目,上传图片,发布图文并茂信息。每个会议网站可以申请独立域名,易记易用。

系统提供多个风格模板可供选择创建会议门户网站,根据会议内容创建网站栏目结构,并将不同的信息在不同的栏目中发布。参会人员可以通过网站提供的注册及登录界面进入论文提交、个人信息查询(收费信息、论文审稿、会议日程)及旅游酒店预定等与会工作。

  1. 参会人员管理

参会人员信息查询修改、身份审核、身份锁定及邮件沟通等人员信息管理。

会务管理人员对参会人员身份进行审核,可锁定参会人员相关信息,多种方式灵活查询、统计、输出参会人员信息。可直接在系统中对参会人员发邮件。

  1. 参会论文管理

参会论文在线修改、审稿,各类参会论文信息查询、统计、输出,参会论文的论文集生成等。

系统支持网上投稿,单级论文评审和多级论文评审,可根据管理者的意愿任意组合查询、输出参会论文的各类信息。同时参会人员通过门户网站登录后可及时看到审稿反馈意见。

  1. 会议日程管理

由管理人员定义大会、墙报、分会日程,编排参会论文时间,自动输出各类编排报表

会议日程编排中,允许一会分会同时在多个会召开会议,系统自带的口讲论文冲突检查可以快速检测指定时间内同一作者在不同分会场的论文安排是否有冲突。

  1. 会议报道管理

会议报到现场的收费及实时报到统计信息,查询论文报告人报到情况

     报到现场的收费可事先定义,对会前未交费及欠费人员收取收费,及时统计现场报到情况,尤其是可以及时检测到己安排口讲论文但未报到人员,避免“开天窗”现象。

  1. 会议财务管理

会议各类收费(参会人员、参会论文或其它收费)的设定及录入,会前与现场报到不同的收费标准,自动生成每个参会人员的财务信息

财务收费包括会前、现场等不同的收费标准及参会人员身份不同收费不同,是否收取论文审稿费,是否有其它会议收费等。可随时查询会议的各类收费名细及统计,方便财务人员对会议收费情况的把握。

  1. 住宿旅游管理

后台管理人员设定并控制酒店、旅游信息,如房型、房价及数量等,供参会人员预定,系统自动核算费用并记入参会人员相关记录。

后台管理者设定酒店属性(房型、房价),可设定到每个房间或每张床的价格,并可实时监控参会人员预定名细及统计,并根据预定情况实时调整房型、数量等。参会人预定酒店时有多种选择,既可以是整房预定,也可以是单床预定。

旅游管理也是由后台管理者设定旅游线路及价格,由参会人员主动预定,后台可实时监控名细和统计,并随时可调整路线或费用。

  1. 群发管理

学术会议系统提供邮件群发与短信群发功能,方便会议组织者及时与参会人员资讯沟通。

系统提供对个人及集体发送邮件功能,可以按多种方式过滤、查询并生成不同人员类型邮箱及手机号进行分类的群发。手机群发模块开启需要与技术支持联系。

 

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